Le 5S del Kaizen

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Strategie per il miglioramento continuo

Le 5S del Kaizen
Le 5S del Kaizen

La parola giapponese Kaizen (改善) è la composizione di KAI (cambiamento, miglioramento) e ZEN (buono, migliore) e significa cambiare in meglio, miglioramento continuo. È stata coniata dall’economista nipponico Masaaki Imai nel 1986 per descrivere la filosofia di business che supportava i successi dell'industria nipponica negli anni ‘80 con particolare riferimento alla Toyota.

La metodologia  prevede una crescita lenta ma costante che coinvolge l’intera struttura dell’azienda e si contrappone all’idea classica di innovazione caratterizzata invece da uno sviluppo veloce, radicale e di rottura completa con il passato.

Al mondo ci sono troppi che insegnano come cambiare ma troppo pochi che sanno come fare (dichiara Masaaki Imai), esistono numerosi maestri che posseggono la conoscenza ma che se poi vengono mandati nel reparto di un’azienda non sanno come risolvere i problemi: solo chi ha fatto sa come si fa.

Spesso in occidente pensiamo che poiché le cose vanno bene dobbiamo  lasciarle così come sono e troviamo spesso pericoloso e destabilizzante apportare modifiche in qualunque direzione, il kaizen invece poggia le sue  basi sull’assunto che non si deve migliorare solo ciò che contiene degli errori o che funziona male ma continuare creativamente a perfezionare e semplificare.

L’ideatore del metodo ci ha fornito 5 semplici regole base:

 

1. Nessuna soluzione copia e incolla


Non esiste la stessa soluzione valida per tutte le aziende che dia risultati certi in tempi rapidi. Bisogna applicare soluzioni personalizzate cambiando radicalmente il sistema operativo delle imprese.

2. Bisogna partire dal top management


Prima di tutto devono migliorare anche gli amministratori, i top manager, gli amministratori delegati. Non si può partire dal middle management, il processo di miglioramento deve interessare tutta la struttura, a tutti i livelli.

3. Dare responsabilità alla base


Coinvolgere i lavoratori a tutti i livelli aziendali, anche quelli considerati ingiustamente più bassi. Può sorprendere ma spesso sono proprio loro che conoscendo a fondo i problemi possono offrire le migliori soluzioni.

4. Far leva sulla flessibilità e sulle dimensioni tipiche delle piccole e medie imprese


Fare kaizen vuol dire riconoscere quali sono i punti di forza che caratterizzano un’impresa media o piccola e trasformarli in una leva per la crescita. Le piccole imprese infatti sono avvantaggiate dall’allineamento più veloce in ogni area dell’azienda.

5. Meno ristrutturazione finanziaria, più riorganizzazione operativa


Dar valore al know how interno è più efficace di grandi investimenti. Ogni volta che la situazione diventa critica, la maggior parte delle aziende sceglie una ristrutturazione finanziaria, mentre la riorganizzazione operativa è molto più importante.

Uno dei più importanti strumenti  del kaizen per la riduzione continua degli sprechi  è il "Metodo 5S".

La metodologia 5S racchiude in cinque passaggi un modello sistematico e ripetibile per l'ottimizzazione degli standard di lavoro e quindi per il miglioramento delle performance operative.

Nato dalla tradizione giapponese dell'eliminazione di tutto ciò che è “Muda" (termine giapponese che indica lo spreco), ha come obiettivo quello di eliminare tutto ciò che non è strettamente funzionale all'attività svolta, indipendentemente dall'attività stessa.

Il  Metodo 5S trae spunto dalle iniziali della pronuncia occidentalizzata delle cinque parole giapponesi che sintetizzano i cinque passi che danno il ritmo alla metodologia:

 

Seiri - Separare

Separa ciò che ti serve da ciò che non è funzionale all'attività creando disturbo, disordine e quindi spreco di tempo o di risorse (Muda). Si comincia dal proprio posto di lavoro, il computer, il tavolo, l’ufficio e si separa quello che serve da quello che non serve al momento. Si toglie quello che non serve in modo da lasciare a disposizione solo le cose utili. Impiegare qualche minuto per ripulire l’ambiente di lavoro significa risparmiare ore perdute nel cercare le cose che servono o nell’aspettare che altri le trovino. Un termine alternativo con la S è scarta.

 

Seiton - Riordinare

Metti a posto tutto quello che è utile, il vecchio motto "ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa". Si preparano le condizioni future per continuare a tenere tutto in ordine per sé stessi e per agli altri. Un termine alternativo con la S è sistema.

 

Seiso - Pulire

Tieni tutto in ordine costantemente e pulisci, un ambiente pulito ed ordinato è un ambiente che non nasconde le inefficienze (una logica molto in linea con il Total Quality Management TQM).

Per rendere tutto lucido e splendente, e per mantenerlo così, bisogna cercare le cause che provocano polvere, sporco, disordine ed eliminarle o tenerle sotto controllo. Un termine alternativo con la S è spazza.

 

Seiketsu - Sistematizzare

Definisci delle metodologie ripetitive e canonizzate da utilizzare per continuare queste attività di razionalizzazione delle risorse e degli spazi lavorativi.

Quando le cose funzionano vanno definite le procedure che le fanno funzionare, per fare in modo che continuino a funzionare bene anche in futuro. Un termine alternativo è Standardizzare.

                                                          

Shitsuke - Diffondere

Dopo aver compiuto i primi quattro passi, non c’è da fare altro che cercare di non vanificarli, restando vigili nel tempo. In tutti i sistemi le cose tendono a tornare come erano prima, quindi occorre attenzione e concentrazione per evitare che riaffiorino i vecchi vizi.

Fai che questo modo di pensare ed agire sia pervasivo per tutte le attività aziendali. Il quinto passo (shitsuke) può anche essere inteso come allargamento delle 5S da esperimenti pilota ad altre attività che possono usufruirne. Un termine alternativo è Sostenere.

Possiamo concludere affermando che il miglioramento continuo non riguarda solo le organizzazioni ma può essere applicato anche ai nostri comportamenti quotidiani rendendoci più efficienti e riducendo predite di tempo e inutili stress.

“Semplificare è un lavoro difficile ed esige molta creatività. Complicare è molto più facile, basta aggiungere tutto quello che ci viene in mente”. Bruno Munari.

 

 

Antonio Zanaboni

Trainer e Coach

coach.libra@gmail.com

www.trainigmeta.it

Pubblicato il 12 Ottobre 2018 - (27 views)
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